Quelles sont les différences entre véhicule de service et véhicule de fonction ?

Le véhicule de service : les obligations de l’employeur

Les obligations légales de l’employeur

Le véhicule de service s’inscrit dans un cadre strictement professionnel, ce qui implique des obligations légales précises pour l’employeur. Ce dernier doit assurer la mise à disposition d’un véhicule conforme aux normes de sécurité et d’entretien, garantir une assurance adaptée couvrant l’usage professionnel, et informer clairement les salariés des conditions d’utilisation. L’employeur est également responsable de la maintenance régulière du véhicule, de sa conformité technique et de la gestion administrative liée à son utilisation. Ces obligations sont essentielles pour prévenir tout risque juridique ou accidentel, et pour garantir la sécurité des collaborateurs.

Un usage strictement professionnel

Le véhicule de service peut être utilisé exclusivement dans le cadre des missions professionnelles de vos collaborateurs et doit être rapporté dans le parc à la fin de chaque journée (sauf dans certains cas où le trajet domicile-travail est toléré par l’employeur).

Un véhicule sans caractère rémunérateur

Le véhicule de service n’est pas inscrit au contrat de travail du salarié. Ainsi, il n’a pas de caractère rémunérateur et son utilisation peut être supprimée sans condition ni compensation financière.

Une utilisation partagée

Généralement, les véhicules de services sont utilisés de manière non-nominative par plusieurs salariés et font partie d’un pool de véhicules.

Des règles encadrées par le règlement intérieur

Les conditions d’utilisation et d’entretien sont définies dans le règlement intérieur de l’entreprise.

L’avantage en nature pour les véhicules de service

Par principe, le véhicule de service ne constitue pas un avantage en nature, puisqu’il est destiné à un usage strictement professionnel. Toutefois, lorsque l’employeur tolère un usage à titre personnel – par exemple pour les trajets domicile-travail de manière régulière ou lors des week-ends et congés – le véhicule peut alors être considéré comme un avantage en nature. Cette situation a un impact fiscal et social puisqu’elle doit être déclarée et soumise aux cotisations sociales correspondantes.

L’évaluation de cet avantage en nature repose sur la valeur du véhicule, sa catégorie, ainsi que la fréquence et la nature de l’utilisation personnelle. Cette notion est importante à prendre en compte pour l’employeur afin de respecter les obligations légales et éviter tout redressement fiscal.

Le véhicule de fonction : un élément de valorisation et de rémunération

• L’utilisation du véhicule de fonction est étendue au cadre personnel dans des conditions à définir (week-ends et congés) ;
• Le véhicule de fonction est un outil de valorisation de votre collaborateur. De ce fait, il est considéré comme un avantage en nature lorsqu’il est utilisé à titre personnel. Il est donc inscrit au contrat de travail du salarié, est soumis au prélèvement de charges sociales et doit être déclaré à l’administration fiscale ;
• Seul l’accord du salarié et une revalorisation salariale compensatoire peut permettre l’annulation du véhicule de fonction au contrat de travail ;
• Généralement, le véhicule de fonction implique l’existence d’une « car policy », le catalogue de véhicules dans lequel les collaborateurs peuvent choisir le modèle (et les options) parmi ceux sélectionnés par le gestionnaire de flotte.
• Les outils de gestion qui utilisent la géolocalisation doivent pouvoir être désactivés par vos collaborateurs lorsqu’ils utilisent leur véhicule de fonction en dehors des heures de travail ;
• Les conditions d’utilisation et d’entretien sont définies dans le contrat de travail.

Une fiscalité comparable pour votre entreprise

Que vous optiez pour l’un ou l’autre des modes d’attribution, les règles fiscales ne changent pas : taxe annuelle sur les émissions de CO₂, taxe annuelle sur l’ancienneté du véhicule, bonus / malus écologique ou récupération de la TVA pour l’achat d’un véhicule neuf ou d’occasion – possible pour les véhicules utilitaires, les véhicules particuliers transformés (deux places, pas de point d’ancrage) ou pour certaines activités (taxis, auto-écoles, sociétés de location…).