Déplacements professionnels : les obligations de l’employeur

Déplacements professionnels : les règles à connaître pour l’employeur

Vos collaborateurs effectuent régulièrement des déplacements chez des clients, dans différents sites de votre société ou à l’occasion d’interventions publiques ? Certaines règles encadrant ces trajets professionnels doivent être respectées par l’employeur. On vous explique !

Respectez le « délai de prévenance »

Pensez à prévenir suffisamment à l’avance vos collaborateurs en cas de déplacement, afin qu’ils puissent organiser leur vie personnelle (garde des enfants…) mais aussi professionnelle (délégation de responsabilités au sein de l’entreprise…). Ce délai est, par usage, généralement d’au moins 48 heures à l’avance – c’est par exemple ce que précise l’article 128 de la convention collective de la métallurgie, « lorsque le déplacement modifie de façon significative l’organisation personnelle habituelle du salarié ».  Il peut être plus élevé en cas de voyage vers une destination lointaine ou pour une longue durée.

Pensez à la sécurité de vos salariés.

C’est l’une des obligations fondamentales des employeurs qui vaut sur le lieu de travail habituel comme en déplacement. Le code du travail (article L.4121-1) indique que vous devez « prend[re] les mesures nécessaires pour assurer la sécurité et protéger la santé physique et mentale des travailleurs ».

Des frais pris en charge.

Vous avez deux possibilités pour prendre en charge les frais (transport, hébergement, repas), comme l’explique l’Urssaf. Au forfait tout d’abord : vous accordez alors une prime de déplacement dont le montant peut être fixé en se basant sur les barèmes définis par l’Urssaf. Vos collaborateurs n’ont alors pas de justificatif à vous fournir. Seconde solution : au réel. Les salariés en déplacement devront alors vous fournir des notes de frais, dans un délai maximum de 3 ans.

Réfléchir au moyen de transport choisi.

Une règle s’impose à l’employeur : il a le droit de privilégier un moyen de transport à un autre (le train plutôt que l’avion par exemple), mais son choix doit être adapté et ne pas représenter un risque pour la santé du salarié – là encore en vertu de l'article L.4121-1 du code du travail. La politique de l’entreprise peut par ailleurs définir les niveaux de confort pris en charge. Ainsi, elle pourra limiter les indemnisations aux voyages effectués en classe éco en avion ou en seconde classe en train.

(Sources infographie : code du travail, legifrance.gouv.fr, urssaf.fr)